[WCNA2020] WCNA 2020 Notes from last night meeting // WCNA 2020 Notes de la réunion d'hier soir

Jean-Philippe Béland jpbeland at wikimedia.ca
Tue Feb 25 09:44:04 EST 2020


Good day all again,

Here is the Google Doc for the grant request:
https://docs.google.com/document/d/1Y9jlFz7wFuC9f_r5duxgqM8Q_3Xl8AOEHJMMFlee-bI/edit
.

Please only use the "Suggest mode" and "Comments" to make modifications so
I can track them and incorporate them on the request on Media-Wiki
afterwards.

Everybody at Wikimedia Canada should already have access to the file and I
shared it with the four addressees that are not part of WMCA.

Thank you and do not hesitate if you need anything else.

JP


On Tue, Feb 25, 2020 at 9:25 AM Jean-Philippe Béland <jpbeland at wikimedia.ca>
wrote:

> (Le français suit)
>
>
>
> Good day all,
>
>
>
> Thank you to everyone who came to the meeting last night to discuss about
> the WikiConference North America 2020, especially our colleagues from the
> US. It was very helpful. Here are the notes I took from the meeting.
>
>
>
> 1.       The grant request to the WMF must be finalized before 27
> February.
>
> 2.       Benoit Rochon sent the engagement survey to a few people and
> Kevin Payravi to the participants from previous years. Kevin should have
> all the results. He reported that so far we have 24 answers. Michael David
> Miller sent a reminder to people from Wikimedia Canada to fill the survey.
>
> 3.       One of the main points is to try to find a free venue and to
> remove space rental from the grant request budget. Stacy Allisson-Cassin
> mentioned that she will most likely be able to find spaces at the
> University of Toronto.
>
> 4.       It is necessary to reduce the budget that we are asking to the
> WMF. We suggest a budget under 100k USD. Andrew Lih shared a ‘brainstorm’
> budget that their group discussed.
>
> 5.       We suggest to ask funds from Heritage Canada for translation
> (English-French only).
>
> 6.       We need to look for other possibilities for funding.
>
> 7.       We discussed about identifying one of more themes for the
> conference and to mention it in the grant request. Examples included
> Wikimedia Strategy 2030, Indigenous Peoples, and Knowledge Equity.
>
> 8.       The means of communication for the organizing team will be the
> mailing list hosted by Wikimedia Canada, a Telegram group (that was created
> by Andrew Lih) and Basecamp.
>
> 9.       We discussed about the committees that need to be created, and
> the following were mentioned: Core Team, Local Logistics, Programme,
> Scholarships, Safe Space, Communications, and Volunteers.
>
> 10.   Jean-Philippe Béland will create a Google Doc to collaborate to
> update the grant request to the WMF.
>
> 11.   The next steps are to work on the grant request (next 48 hours).
>
> 12.   We discussed about identifying a leader for the Lead Organizing
> Team. Some mentioned that we don’t necessarily need an individual leader.
> Stacy Allison-Cassin will be lead for everything that is local to Toronto.
> Benoit Rochon (with the help of Jean-Philippe Béland) wil be the link
> between the WMF and the organizers from the previous years (and will share
> his experience from organizing Wikimania in Montreal).
>
> 13.   We discussed about the necessity to develop a planning timeline.
> Benoit Rochon shared the example from Wikimania 2017. Jean-Philippe Béland
> will develop a basic timeline based on that example, and everybody will
> then be invited to collaborate to develop it further.
>
>
>
> Do not hesitate if you have any questions. Please use the mailing list so
> everybody can track the discussions.
>
>
>
> I propose that all future internal discussions about planning
> WikiConference North America 2020 be done in English only to save time. Let
> me know if anybody disagree.
>
>
>
> Thank you all again.
>
>
>
>
>
> (Version française)
>
>
>
> Bonjour à toutes et à tous,
>
>
>
> Merci à tout le monde qui est venu à la réunion hier soir pour discuter au
> sujet de la WikiConférence Amérique du Nord 2020, spécialement à nos
> collègues des États-Unis. C’était très utile. Voici les notes que j’ai
> prises à la réunion.
>
>
>
> 1.       La demande de subvention à la WMF doit être finalisée avant le
> 27 février.
>
> 2.       Benoit Rochon a envoyé le sondage sur l’engagement à quelques
> personnes et Kevin Payravi aux participant(e)s des années précédentes.
> Kevin devrait avoir tous les résultats. Il a mentionné que, jusqu’à
> maintenant, nous avons 24 réponses. Michael David Miller a envoyé un rappel
> aux gens de Wikimédia Canada pour remplir le sondage.
>
> 3.       Un des points principaux est d’essayer de trouver un emplacement
> gratuit et d’enlever la location de salles du budget de la demande de
> subvention. Stacy Allison-Cassin a mentionné qu’elle sera très probablement
> capable de trouver des espaces à l’Université de Toronto.
>
> 4.       Il est nécessaire de réduire le budget que nous demandons à la
> WMF. Nous suggérons un budget de moins de 100k USD. Andrew Lih a partagé un
> budget « remue-méninges » que leur groupe a discuté.
>
> 5.       Nous suggérons de demander des fonds à Patrimoine Canada pour la
> traduction (anglais-français seulement).
>
> 6.       Nous devons explorer d’autres possibilités de financement.
>
> 7.       Nous avons discuté au sujet d’identifier un ou des thèmes pour
> la conférence et de le mentionner dans la demande de subvention. Les
> exemples incluaient la Stratégie Wikimédia 2030, les peuples autochtones et
> l’équité des connaissances.
>
> 8.       Les canaux de communications pour l’équipe organisatrice seront
> la liste de distribution hébergée par Wikimédia Canada, un groupe Telegram
> (qui a été créé par Andre Lih) et Basecamp.
>
> 9.       Nous avons discuté au sujet des comités qui doivent être créés
> et les comités suivants ont été mentionnés : l’équipe centrale, la
> logisitique locale, le programme, les bourses, espace sécuritaire, les
> communications et les bénévoles.
>
> 10.   Jean-Philippe Béland va créer un Google Doc afin de collaborer pour
> mettre à jour la demande de subvention à la WMF.
>
> 11.   Les prochaines étapes sont de travailler sur la demande de
> subvention (prochaines 48 heures).
>
> 12.   Nous avons discuté au sujet d’identifier un ou une leader pour
> l’Équipe organisatrice principale. Quelques personnes ont mentionné que
> nous n’avons pas nécessairement besoin d’un ou une leader individuel(le).
> Stacy Allison-Cassin sera la leader pour tout ce qui est local à Toronto.
> Benoit Rochon (avec l’aide de Jean-Philippe Béland) sera le lien entre la
> WMF et les organisateurs/trices des années précédentes (et partagera son
> expérience de l’organisation de Wikimania à Montréal).
>
> 13.   Nous avons discuté au sujet de la nécessité de développer un
> calendrier de planification. Benoit Rochon a partagé l’exemple de Wikimania
> 2017. Jean-Philippe Béland va développer un calendrier de base à partir de
> cet exemple et tout le monde sera, par la suite, invité à collaborer pour
> le développer davantage.
>
>
>
> N’hésitez pas si vous avez des questions.  Veuillez utiliser la liste de
> distribution afin que tout le monde puisse suivre les discussions.
>
>
>
> Je propose que toutes les discussions internes futures sur la
> planification de la WikiConférence Amérique du Nord 2020 soient faites en
> anglais seulement afin de sauver du temps. Veuillez m’en aviser si vous
> n’êtes pas d’accord.
>
>
>
> Merci à toutes et à tous encore une fois.
>
>
>
>
>
> Jean-Philippe Béland
>
> Wikimedia Canada / Wikimédia Canada
>
>
>
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