[WCNA2020] WCNA 2020 Notes from last night meeting // WCNA 2020 Notes de la réunion d'hier soir

Jean-Philippe Béland jpbeland at wikimedia.ca
Tue Feb 25 09:25:10 EST 2020


(Le français suit)



Good day all,



Thank you to everyone who came to the meeting last night to discuss about
the WikiConference North America 2020, especially our colleagues from the
US. It was very helpful. Here are the notes I took from the meeting.



1.       The grant request to the WMF must be finalized before 27 February.

2.       Benoit Rochon sent the engagement survey to a few people and Kevin
Payravi to the participants from previous years. Kevin should have all the
results. He reported that so far we have 24 answers. Michael David Miller
sent a reminder to people from Wikimedia Canada to fill the survey.

3.       One of the main points is to try to find a free venue and to
remove space rental from the grant request budget. Stacy Allisson-Cassin
mentioned that she will most likely be able to find spaces at the
University of Toronto.

4.       It is necessary to reduce the budget that we are asking to the
WMF. We suggest a budget under 100k USD. Andrew Lih shared a ‘brainstorm’
budget that their group discussed.

5.       We suggest to ask funds from Heritage Canada for translation
(English-French only).

6.       We need to look for other possibilities for funding.

7.       We discussed about identifying one of more themes for the
conference and to mention it in the grant request. Examples included
Wikimedia Strategy 2030, Indigenous Peoples, and Knowledge Equity.

8.       The means of communication for the organizing team will be the
mailing list hosted by Wikimedia Canada, a Telegram group (that was created
by Andrew Lih) and Basecamp.

9.       We discussed about the committees that need to be created, and the
following were mentioned: Core Team, Local Logistics, Programme,
Scholarships, Safe Space, Communications, and Volunteers.

10.   Jean-Philippe Béland will create a Google Doc to collaborate to
update the grant request to the WMF.

11.   The next steps are to work on the grant request (next 48 hours).

12.   We discussed about identifying a leader for the Lead Organizing Team.
Some mentioned that we don’t necessarily need an individual leader. Stacy
Allison-Cassin will be lead for everything that is local to Toronto. Benoit
Rochon (with the help of Jean-Philippe Béland) wil be the link between the
WMF and the organizers from the previous years (and will share his
experience from organizing Wikimania in Montreal).

13.   We discussed about the necessity to develop a planning timeline.
Benoit Rochon shared the example from Wikimania 2017. Jean-Philippe Béland
will develop a basic timeline based on that example, and everybody will
then be invited to collaborate to develop it further.



Do not hesitate if you have any questions. Please use the mailing list so
everybody can track the discussions.



I propose that all future internal discussions about planning
WikiConference North America 2020 be done in English only to save time. Let
me know if anybody disagree.



Thank you all again.





(Version française)



Bonjour à toutes et à tous,



Merci à tout le monde qui est venu à la réunion hier soir pour discuter au
sujet de la WikiConférence Amérique du Nord 2020, spécialement à nos
collègues des États-Unis. C’était très utile. Voici les notes que j’ai
prises à la réunion.



1.       La demande de subvention à la WMF doit être finalisée avant le 27
février.

2.       Benoit Rochon a envoyé le sondage sur l’engagement à quelques
personnes et Kevin Payravi aux participant(e)s des années précédentes.
Kevin devrait avoir tous les résultats. Il a mentionné que, jusqu’à
maintenant, nous avons 24 réponses. Michael David Miller a envoyé un rappel
aux gens de Wikimédia Canada pour remplir le sondage.

3.       Un des points principaux est d’essayer de trouver un emplacement
gratuit et d’enlever la location de salles du budget de la demande de
subvention. Stacy Allison-Cassin a mentionné qu’elle sera très probablement
capable de trouver des espaces à l’Université de Toronto.

4.       Il est nécessaire de réduire le budget que nous demandons à la
WMF. Nous suggérons un budget de moins de 100k USD. Andrew Lih a partagé un
budget « remue-méninges » que leur groupe a discuté.

5.       Nous suggérons de demander des fonds à Patrimoine Canada pour la
traduction (anglais-français seulement).

6.       Nous devons explorer d’autres possibilités de financement.

7.       Nous avons discuté au sujet d’identifier un ou des thèmes pour la
conférence et de le mentionner dans la demande de subvention. Les exemples
incluaient la Stratégie Wikimédia 2030, les peuples autochtones et l’équité
des connaissances.

8.       Les canaux de communications pour l’équipe organisatrice seront la
liste de distribution hébergée par Wikimédia Canada, un groupe Telegram
(qui a été créé par Andre Lih) et Basecamp.

9.       Nous avons discuté au sujet des comités qui doivent être créés et
les comités suivants ont été mentionnés : l’équipe centrale, la logisitique
locale, le programme, les bourses, espace sécuritaire, les communications
et les bénévoles.

10.   Jean-Philippe Béland va créer un Google Doc afin de collaborer pour
mettre à jour la demande de subvention à la WMF.

11.   Les prochaines étapes sont de travailler sur la demande de subvention
(prochaines 48 heures).

12.   Nous avons discuté au sujet d’identifier un ou une leader pour
l’Équipe organisatrice principale. Quelques personnes ont mentionné que
nous n’avons pas nécessairement besoin d’un ou une leader individuel(le).
Stacy Allison-Cassin sera la leader pour tout ce qui est local à Toronto.
Benoit Rochon (avec l’aide de Jean-Philippe Béland) sera le lien entre la
WMF et les organisateurs/trices des années précédentes (et partagera son
expérience de l’organisation de Wikimania à Montréal).

13.   Nous avons discuté au sujet de la nécessité de développer un
calendrier de planification. Benoit Rochon a partagé l’exemple de Wikimania
2017. Jean-Philippe Béland va développer un calendrier de base à partir de
cet exemple et tout le monde sera, par la suite, invité à collaborer pour
le développer davantage.



N’hésitez pas si vous avez des questions.  Veuillez utiliser la liste de
distribution afin que tout le monde puisse suivre les discussions.



Je propose que toutes les discussions internes futures sur la planification
de la WikiConférence Amérique du Nord 2020 soient faites en anglais
seulement afin de sauver du temps. Veuillez m’en aviser si vous n’êtes pas
d’accord.



Merci à toutes et à tous encore une fois.





Jean-Philippe Béland

Wikimedia Canada / Wikimédia Canada
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